ender du det, når vikaren eller kunden ikke indrapportere timesedler i tide til lønkørslen? Her får du 5 gode råd som hjælper dig til at få dem i tide.
1) Fjern forhindringer
Det må ikke være besværligt at udfylde timesedler. Gør det så nemt at alle undskyldninger for manglende rapportering elimineres. I sidste ende er det jo bare god service for alle.
Lav en rutine som alle konsulenter i vikarbureauet kender og vejled vikarerne / kunderne ens hver gang.
Ønsker nogle arbejdspladser at deltage i indhentningen af timesedler og andre at det skal ske vikar – vikarbureau imellem, så lav rutinerne så ens som muligt. Måske den samme vikar bliver sendt til begge typer arbejdspladser.
Lyt til vikaren / kunden som ikke har rapporteret til fristen. Måske du dermed kan identificere en forhindring i Jeres rutine som bør elimineres.
2) Oplys om frister
Planlæg resten af årets indrapporteringsfrister og synliggør dem for vikarer og kunder.
Opdel frister struktureret efter 14. dages løn, månedsløn eller hvilke intervaller der arbejdes med i vikarbureauet.
Fristerne kan sendes/udleveres til vikaren ved ansættelse og til kunden ved aftaleindgåelse. Hav også fristerne listet på hjemmesiden så der altid er svar at finde vedr. rapporteringsfrister.
3) Gør timesedler let tilgængelige
Sørg for at vikaren og kunden altid har timesedler i nærheden.
Hvis I bruger trykte timesedler, så gør en PDF timeseddel tilgængelig til download via hjemmesiden.
Send også PDF til kunden / vikaren når et samarbejde påbegyndes.
4) Anvend et digitalt værktøj til timeregistrering.
De kunder som kræver timesedler i papir, skal måske have mulighed for at prøve den digitale model sideløbende med den velkendte papir-form.
Sørg for at kunden oplever merværdi ved at anvende en digital rapportering, ved at vælge et værktøj som giver kunden overblik og hjælper med at sammenligne planlagte timer med vikarens registreringer.
Ved at gøre arbejdsgangen digital, dokumenteres registreringer og det bliver gennemskueligt om der mangler at blive registreret og godkendt vagter samt differencer i minutter/timer ift. vagtplanen.
Vikarbureaet kan dokumentere alt ift. løn- og faktureringsgrundlag alt i mens det administrative bliver meget nemmere.
5) Motivering gennem gulerod og realitet
Det behøver kun at tage 10 sekunder at forklare vikaren og kunden vigtigheden i at få timerne indrapporteret. Det er trods alt nøglen til korrekt at køre løn og fakturering, som alle parter jo er interesseret i.
Det er op til dig selv at vælge tonen.
Over for vikaren kan du være den forklarende, der sætter vedkommende ind i, at timeregistreringerne er nødvendige for at sende faktura for arbejdet. ’Forsinkes denne proces påvirkes likviditeten, som i sidste ende gør det mere usikkert for os at finde nye opgaver til dig’.
Alternativt kan du vælge den kontante model, som helt kort går på at sætte rettidige timeregistreringer som krav til vikaren, for at få arbejde i bureauet.
Hvis det er kunden som er udfordringen ifm. At få rettidige indberetninger, så vær særlig opmærksom på hvem der har ansvaret og gå i dialog med vedkommende.
Det er formegentlig de samme som gang på gang ikke for indrapporteret.
Lad være med at sende en mail, og virkede telefonsamtalen ikke så besøg kunden personligt. Du får plejet kunden og lagt fokus på indberetningerne – måske der er en god årsag til forsinkelserne.